January 2011
Pampered sector feeling pressure on margins:
Consulting firms increasingly demand sector-specific complete solutions
While well-organized processes and seamless ERP support are usually standard for industrial manufacturers and wholesalers, the consulting and services sector is still lagging behind considerably when it comes to the efficient automation of its business operations. Amazingly enough, this is also often the case for prominent larger agencies, engineering companies and IT consulting firms. It is evident that up until now, software providers have not responded effectively to this market. As a new provider, the web-ready “ERP for Service Providers” from Actricity is now addressing the needs of the sector with an integrated approach.
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Service providers and retail companies involved in the complex, international project business find a scarcity of choices in the ERP market for industry-specific complete software. “Most ERP systems only offer industrial project management and traditional procurement based on parts and/or stock lists. That’s of no help to strictly service-based companies, however,” explains Martin Bühler, CEO of the Swiss business software manufacturer Actricity. |
To meet this need, the “ERP for Service Providers” from Actricity was purposefully geared toward complex development and project business and typical support and hotline processes of the industry. The open-source-based system offers an integrated, transparent flow of information that encompasses all divisions, such as customer management, sales planning, quotation and preliminary costing, project management, invoicing, cost calculations and controlling. Contract and/or licensing management are also part of a standard system. Only administrative accounting is not offered as an integral part of the standard system.
Isolated software islands, media disruptions, and Excel all on the day’s agenda
Martin Bühler knows that this type of extensive integration is in sharp contrast to the normal daily routines of those in the target group – which includes engineering firms, software providers and IT service providers. “Most consulting firms and service providers work with four or five different software islands. This increases the manual effort required. Normally, project management and collaboration tools are utilised, as well as invoicing software and a connected CRM system. Otherwise, you just use Excel.” Even companies with over a hundred employees are no exception.
Pampered sector increasingly under margin pressure
Recently, however, the consulting branch has been experiencing significantly increased margin pressure. Although this has been the norm in industry for quite some time and is an incentive to continually improve efficiency and create new business processes, the consulting firms – accustomed as they were to success – are only gradually accepting the new conditions. “Previously, they didn’t know what to do with all the money coming in,” Bühler continues. Yet since many contracts were cancelled during the financial crisis, an increasing number of CEOs want or need to know exactly how much turnover they are generating, for example, or the total value of their invoices. “As a result, they are more interested in finding suitable software tools.”
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Actricity profitiert derweil davon, dass als Reaktion auf die Krise vor allem CRM-Systeme deutlich stärker nachgefragt sind. Denn das Unternehmen war ursprünglich vor allem als Spezialist für Kundenmanagementsysteme bekannt. „Es ist manchmal direkt erstaunlich, wie viel Budget dafür plötzlich freigegeben wird“, schmunzelt Martin Bühler. Über die Suche nach einer CRM-Software stießen die Interessenten dann oft nur zufällig auf das Actricity ERP: „Siebzig Prozent der Ausschreibungen, die ich bekomme, laufen unter dem CRM-Label. Eigentlich aber beschreiben die Anforderungen komplette ERPProzesse.“ |
Die Vorteile eines Dienstleister-ERPs müssen den Interessenten meist nicht lange erklärt werden. Im Actricity System werden sämtliche Daten z.B. nur einmal in der Angebotskalkulation erfasst, stehen dann sofort auch in allen anderen Ansichten zur Verfügung und fließen später in die Leistungserfassung ein. Der Vertrieb verwaltet sämtliche Schritte im Vertriebsprozess und erzeugt den Sales-Forecast per Knopfdruck aus dem System. So kann sich eine - auch bereichsübergreifende - Vertriebsmethodik etablieren.
Kennzahlen-gesteuertes Controlling, mitlaufende Projektkalkulation
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Projekte werden einheitlich strukturiert und die Ressourcen im System systematisch eingeplant; Fortschritte und Abweichungen werden verfolgt. Der Kundenservice kann sämtliche Kundenanfragen, allfällige Change Requests und Ergänzungsprojekte in Actricity managen. Stunden- und Spesen-Rückmeldungen für alle Leistungsträger werden ebenfalls im System erfasst und ausgewertet. Die Administration überblickt sämtliche Kundenverträge, den Einkauf und die gesamte Fakturierung in den verschiedenen Ländern. Das Controlling kann über das integrierte Kennzahlensystem Leistungen, Abweichungen und Profitabilität auf den Ebenen Kunden, Projekt, Team und Mitarbeitern auswerten und zum Beispiel ad hoc eine mitlaufende Projektkalkulation aus interner Sicht oder aus Kundensicht erstellen. Der ereignisgesteuerte Actricity Workflow unterstützt dazu alle wichtigen Kommunikationskanäle, verknüpft die daraus entstehenden Aktionen mit dem jeweiligen Prozess und reagiert sofort bei Soll- Abweichungen. Auch lassen sich in der integrierten, standortunabhängigen Dokumentenverwaltung Dokumente immer wieder finden, beliebig verknüpfen und im Prozesskontext verwalten. Die rollenbasierte Arbeitsweise in Actricity sorgt dabei für maximale Effizienz. |
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